FAQs de reportes de costo

First Coast Service Options Inc. (First Coast) alienta a todos los proveedores a presentar reportes de costos y documentación de apoyo electrónicamente siempre que sea posible. Además de los beneficios al medio ambiente de este enfoque, también es más eficiente en una perspectiva de tiempo y costo.

Ahora ofrecemos la opción de presentar su reporte de costos a través del portal de MCReF (Medicare Cost Report eFiling). ¡El nuevo portal de MCReF es una característica optimizada que le ayuda a su centro a presentar su reporte de costos el mismo día electrónicamente sin el costo de enviar copias impresas de documentos! El sistema MCReF también es un sitio seguro que permite una presentación segura e instantánea de información de salud protegida (PHI). MCReF además le notifica instantáneamente acerca de cualquier problema de presentación y también guarda todos sus archivos, lo cual resulta en menos problemas de denegación. ¡Inscríbase hoy y ahorre tiempo y dinero!

Información acerca de inscripción y presentación puede encontrarse en la página web principal de MCReF (en inglés) en: https://mcref.cms.gov/

Nota: Cuando utilice MCReF para presentar electrónicamente su archive, ahora también puede elegir firmar electrónicamente, ¡ahorrando tiempo! (*Ver Abajo)

Otro beneficio del portal de MCReF, es que es un sitio seguro que no necesita encriptación de información de salud protegida (PHI). Por favor, asegúrese que cualquier PHI presentada a través de MCReF no esté encriptada o protegida por contraseña para evitar una denegación de su presentación. 

Si elige enviar por correo su reporte de costos manualmente, por favor envíe su reporte de costos completado y toda la documentación de respaldo a:

First Coast Service Options, Inc.
JN Provider Audit & Reimbursement
PO Box 3033
Mechanicsburg, PA 17055

O

First Coast Service Options, Inc.
JN Provider Audit & Reimbursement
2020 Technology Parkway, Suite 100
Mechanicsburg, PA 17055

(A través de correo prioritario o servicio de transporte comercial)

Los cheques deberán ser enviados a:

First Coast Service Options, Inc.
Medicare Part A Debt Recovery
PO Box 3162
Mechanicsburg, PA 17055

O

First Coast Service Options, Inc.
Medicare Part A Debt Recovery
2020 Technology Parkway, Suite 100
Mechanicsburg, PA 17055

(A través de correo prioritario o servicio de transporte comercial)

*Favor tomar en cuenta, efectivo para los períodos de reporte de costos que finalicen el 31 de diciembre de 2017 o después, un proveedor que necesite presentar un reporte electrónico de costos puede elegir enviar electrónicamente el resumen del acuerdo y la declaración de certificación con la firma electrónica del administrador o director financiero del proveedor. La casilla de verificación para firma electrónica y presentación inmediatamente después de la declaración de certificación debe verificarse si se elige la firma electrónica y la presentación.

Si usted está enviando su reporte vía FedEx, UPS, etc., y la factura de carga requiere un número telefónico, este es 904-791-8566.

Favor de contactar a nuestro correo electrónico de control de reporte de costos a FCSOSettlement@fcso.com, con preguntas acerca de los reportes de costos.

Un ajuste de suma total es realizado dependiendo si existe un pago insuficiente o sobrepago determinado como resultado de la revisión interina. Estos ajustes son resumidos por el departamento financiero de First Coast. Para reportar precisa y oportunamente estos ajustes de suma total cuando prepara su reporte de costos, favor envíe su solicitud para información detallada de pago a payinfo@novitas-solutions.com.

Si usted desea agilizar una solicitud para un programa de repago extendido, favor de enviar un correo electrónico a FCSO-ERS@FCSO.COM. Usted puede encontrar el formulario y la certificación adecuada en nuestro sitio web haciendo clic aquí. En adición, incluya una copia del primer pago del cheque. Envíe el cheque a: 

First Coast Service Options Inc.
Medicare Part A Debt Recovery and Cash Management
ERS Processing
P.O. Box 3162
Mechanicsburg, PA 17055-1837

Para el final del año fiscal estándar, el reporte de costos debe entregarse cinco meses después de la fecha de fin del año fiscal (FYE) (el último día del quinto mes). Para los fines del año fiscal que no son estándar debido a un cambio de propietario o una terminación, etc., la fecha de entrega del reporte de costos es el mayor de 150 días del FYE o 37 días después que la carta de recordatorio del reporte de costos ha sido enviada al proveedor. Si la fecha de entrega cae en un día feriado o fin de semana, el reporte de costos debe entregarse el próximo día laboral.

Referencia(s) (en inglés) 

• Manual electrónico (IOM) de CMS Pub. 100-06 Manual de Administración Financiera de Medicare, Capítulo 8 Procedimientos del Contratista para Auditorías de Proveedores, Sección 10.1 Responsabilidad del Contratista antes de la Presentación de Reportes de Costos.

Los cheques deben ser emitidos pagables a First Coast Service Options Inc. Deben estar anotados con su nombre de proveedor, número, y reporte de costos de fin de año que aplica a la cantidad debida. El cheque original no debe estar anexado al reporte de costo, pero debe ser enviado a: 

First Coast Service Options Inc.
Medicare Part A Debt Recovery
P.O. Box 3162
Mechanicsburg, PA 17055-1837

El reporte de costos electrónico debe ser creado utilizando el software de reporte de costos aprobado por CMS. Envíe el reporte de costos electrónico, junto con documentación de apoyo, en un CD-ROM (preferiblemente), disquete o una unidad flash. Cuando envíe la información de salud protegida (PHI), se deben tomar los pasos apropiados para asegurar que está encriptada y que cumple con los Estándares Federales de Procesamiento de Información (FIPS) 140-02. (en inglés). First Coast ofrece la opción de presentar su informe de costos a través de la página del portal de MCReF (Medicare Cost Report eFiling). La información acerca del registro y archivo se puede encontrar en la página principal de MCReF (en inglés). Tenga en cuenta que la hoja de trabajo de certificación S original firmada, inicialmente debe presentarse en formato impreso por las regulaciones de CMS o por periodos de reporte de costos que finalicen el 31 de diciembre de 2017 o después, un proveedor que necesite presentar un informe electrónico de costos puede elegir enviar electrónicamente el resumen del acuerdo y la declaración de certificación con la firma electrónica del administrador o director financiero del proveedor. La casilla de verificación para la firma electrónica y la presentación inmediatamente después de la declaración de certificación debe verificarse si se eligen la firma electrónica y la presentación.

Si usted no presta ningún servicio cubierto a los beneficiarios de Medicare durante el periodo completo de reporte, un reporte de costos completo no es requerido. Podemos autorizar menos de un reporte completo de costos donde un proveedor ha tenido baja utilización de los servicios cubiertos por los beneficiarios de Medicare en un periodo de reporte y recibió pagos de reembolso interino bajos correspondientemente. Información adicional acerca de las cualificaciones para enviar un reporte de “baja utilización” o “ninguna utilización” está disponible en el sitio web de CMS, Manual de Reembolso del Proveedor de Medicare Parte 2 (PRM 15-2), Formularios e Instrucciones para el Reporte de Costos del Proveedor, Capítulo 1, sección 110.A y 110.B (en inglés).

La penalidad de no enviar a tiempo el reporte de costos es que 100 por ciento de cualquier pago será retenido. En adición, los proveedores serán calculados interés al índice prevaleciente a la hora que se debe el reporte de costo. Además, si el reporte de costos no puede ser enviado para la fecha debida, los proveedores pueden solicitar un índice de suspensión de pago reducido de 50 por ciento durante un periodo de gracia de 60 días. Esta solicitud debe ser enviada antes de la fecha debida del reporte de costos. En el día 61, si el reporte de costos no ha sido enviado, el índice de suspensión cambiará a 100 por ciento. Si un proveedor falla en solicitar una reducción en el índice de suspensión o si el MAC no está de acuerdo con la solicitud para un índice de suspensión reducido, entonces 100 por ciento de los pagos del proveedor serán suspendidos si el reporte de costos no es enviado a tiempo. Los proveedores terminados tendrán inmediatamente 100 por ciento de sus pagos suspendidos por no enviar un reporte de costo. De acuerdo con el Provider Reimbursement Manual (Manual de Reembolso del Proveedor) 15-2 Sección 104, “Ninguna extensión será otorgada excepto cuando las operaciones del proveedor son significantemente afectadas adversamente debido a circunstancias extraordinarias en las que el proveedor no tiene control. Un ejemplo sería una inundación o fuego que fuerza al proveedor a cesar las operaciones y transferir sus pacientes provisionalmente a otros proveedores fuera del área impactada”.

Referencia(s) (en inglés)

• Manual electrónico (IOM) de CMS) Pub. 100-06 Manual de Administración Financiera de Medicare, Capítulo 8 Procedimientos del Contratista para Auditorías de Proveedores, Sección 10.2 Responsabilidad del Contratista si el Proveedor no presenta un Reporte de Costos a tiempo o se rechaza el Reporte de Costos 

Los requisitos de reporte de costos han sido eliminados para los CORF y OPT donde 100 por ciento de los servicios son reembolsados en una base de tarifa fija. Los centros de salud mental comunitarios (CMHC) deben continuar enviando los reportes de costos de acuerdo el sitio web de CMS, Medicare Provider Reimbursement Manual Part 2 (PRM 15-2), Formularios e Instrucciones para el Reporte de Costos del Proveedor, Capítulo 1, Sección 133 (en inglés).