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Documentación de registros de la hoja de viaje / ruta de ambulancia

El transporte en ambulancia es un servicio cubierto por Medicare cuando el estado del paciente es tal que el uso de cualquier otro método de transporte pondría en peligro su salud.

El proveedor de la ambulancia debe tener pruebas documentales completas que respalden la reclamación de Medicare de servicios de ambulancia. Sin documentación que establezca la necesidad médica de un servicio, éste puede no estar cubierto por Medicare, ya sea como denegación previa al pago o como solicitud de reembolso tras haberse efectuado un pago incorrecto.

Es responsabilidad del proveedor de la ambulancia mantener (y proporcionar a Medicare cuando lo solicite) la documentación completa y precisa de la condición del beneficiario para demostrar que el servicio de ambulancia que se presta cumple con los criterios de necesidad médica.

Hoja de viaje / ruta

La hoja de viaje / ruta del encuentro del paciente se utiliza como un registro médico para los servicios de ambulancia y debe incluir lo siguiente:

  • Información completa y legible. Cada página del registro debe ser legible e incluir la información apropiada del paciente (por ejemplo, nombre completo, fechas de servicio).
  • El registro del viaje debe «pintar un cuadro» de la condición del paciente y debe ser coherente con la documentación encontrada en otros documentos de respaldo del registro médico (incluida la declaración de certificación del médico).
  • El registro del viaje debe incluir el motivo del transporte:
    • Una explicación concisa de los síntomas informados por el paciente y/u otros observadores
    • Detalles de las evaluaciones físicas del paciente que demuestren claramente que el paciente requiere transporte en ambulancia y no puede ser transportado de forma segura por un modo alternativo
    • Descripción de la condición física del paciente con suficiente detalle para demostrar que la condición del paciente o su estado funcional en el momento del transporte
    • Antecedentes relevantes (cuando esté disponible)
    • Observaciones y hallazgos (estado del paciente en el momento del traslado)
    • Descripción detallada de los problemas de seguridad existentes
    • Descripción del evento traumático cuando el trauma es la base de las lesiones sospechadas
    • Cualquier precaución especial adoptada y explicación de la necesidad de tales precauciones
    • Asesoramiento y evaluaciones clínicas que deben incluir:
      • Signos vitals
      • Evaluación neurológica
      • Información cardiaca
  • Documentación de los procedimientos e insumos brindados como:
    • Terapia intravenosa
    • Terapia respiratoria
    • Intubación
    • Reanimación cardiopulmonar
    • Oxígeno administrado
    • Terapia farmacológica
    • Sujeciones
    • Descripción de la supervisión y los tratamientos específicos necesarios, ordenados y realizados / administrados. (debe demostrarse que el tratamiento y/o la supervisión eran médicamente necesarios)
  • Punto de recolección / destino (identificar el lugar y la dirección completa).
  • Para los transportes de hospital a hospital, el registro del viaje debe indicar claramente el tratamiento o procedimiento preciso (o especialista médico) que sólo está disponible en el hospital receptor. Declaraciones no específicas o vagas como «necesita cuidados cardíacos» o «necesita cuidados de nivel superior» son insuficientes.
  • Firmas, incluidas las credenciales, y fecha para identificar al proveedor de servicios.
  • Si varias personas prestan cuidados / servicios al beneficiario durante el transporte, todas ellas deben autentificar el registro.
  • Firmas, incluidas las credenciales, del proveedor o proveedores que prestan los servicios documentados: Los servicios prestados / ordenados deben ser autenticados por el autor. El método utilizado debe ser una firma manuscrita o electrónica.
    • Si se descubre que la firma es ilegible o falta en la documentación médica, puede solicitarse un registro de firmas o una declaración de certificación para determinar la identidad del autor
    • Un registro de firmas incluye el nombre mecanografiado o impreso y la firma habitual del autor asociada a iniciales o a una firma ilegible
    • Se requiere una declaración de certificación cuando falta una firma en la documentación; debe estar firmada y fechada por el autor del ingreso del registro médico y debe contener información suficiente para identificar al beneficiario, la fecha del servicio y ser específica del servicio documentado
    • Los proveedores no deben añadir firmas de última hora a la documentación
  • Documentación respaldando el número de millas cargadas facturadas que pueden incluir:
    • Lectura del odómetro
    • Lectura del odómetro de viaje
    • Sistema de GPS
    • Computadoras de navegación
    • Programas de mapas

Consejos de documentación

  • Asegúrese de incluir:
    • Cualquier documentación adicional disponible que respalde la necesidad médica del transporte en ambulancia
    • Una hoja de ruta por separado para cada transporte (por ejemplo, dos hojas de ruta para viajes de ida y vuelta)
    • Registro del despacho

 

Referencias (en inglés)