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Requisitos de firma: Pautas de autenticación de los servicios de Medicare

Medicare exige que las entradas en el historial médico relacionadas con los servicios prestados / ordenados / certificados sean autenticadas por las personas responsables del cuidado del beneficiario de conformidad con las políticas de Medicare. El método utilizado deberá ser una firma manuscrita o electrónica. Por lo general, no se aceptan firmas estampadas, pero CMS las permitirá de conformidad con la Ley de Rehabilitación de 1973 en el caso de una persona con una discapacidad física que pueda proporcionar a un contratista de CMS una prueba de su incapacidad para firmar debido a su discapacidad. 

Otras reglamentaciones y las instrucciones de CMS acerca de las firmas (como los estándares de puntualidad para los beneciarios) tienen prioridad. En los casos en que la reglamentación pertinente, la Determinación de Cobertura Nacional (NCD), la Determinación de Cobertura Local (LCD) y los manuales de CMS tengan requisitos de firma específicos.

Existen algunas circunstancias en las que una orden no necesita ser firmada. Por ejemplo, las órdenes de pruebas de diagnóstico clínico no requiren firma. Las normas en 42 CFR 410 y el IOM Pub.100-02, Capítulo 15, sección 80.6.1, establece que si la orden para la prueba de diagnóstico clínico no tiene firma, debe existir documentación médica por parte del médico tratante (p.ej., una nota de progreso) que indique que tenía la intención de que se realizara la prueba de diagnóstico clínico. La documentación que muestre la intención de que se realizara la prueba debe estar autenticada por el autor mediante una firma manuscrita o electrónica.

Los revisores aplican los siguientes requisitos de firma

Si existen motivos de denegación ajenos a los requisitos de firma, el revisor no necesita proceder a la autenticación de la firma. Si no se cumplen los criterios de la política de Medicare correspondiente debido a que un documento médico clave contiene una firma faltante o ilegible, el revisor deberá proceder a la evaluación de la firma.

Los proveedores no deben agregar firmas tardías al expediente médico (más allá del breve retraso que se produce durante el proceso de transcripción), sino que pueden utilizar el proceso de autenticación de firma.

Firma manuscrita

Una firma manuscrita es una marca o firma realizada por una persona en un documento para indicar conocimiento, aprobación, aceptación u obligación.

  • Si la firma es ilegible, revisión médica considerará la evidencia en un registro de firmas, declaración de certificación, u otra documentación presentada para determinar la identidad del autor de una entrada en el historial médico. 
  • Si falta la firma en una orden, revisión médica descartará la orden durante la revisión de la reclamación. 
  • Si falta la firma de cualquier otra documentación médica, revisión médica acepta una certificación de firma del autor de la entrada en el historial médico.

Firmas electrónicas

Los proveedores que utilizan sistemas electrónicos deben reconocer que existe un potencial de uso indebido o abuso de los métodos de firma alternativos. Por ejemplo, necesitan un sistema y software protegidos contra modificaciones, etc., y deben aplicar procedimientos administrativos adecuados que cumplan con las normas y leyes vigentes. Tanto la persona cuyo nombre figura en la firma alternativa como el proveedor son responsables de la autenticidad de la información para la cual se ha proporcionado la certificación.

Se anima a los médicos a verificar con sus abogados y aseguradoras de negligencia profesional acerca del uso de métodos de firma alternativos ya que existe un potencial de uso indebido o abuso. 

Registro de firmas

Los proveedores a veces incluyen un registro de firmas junto con la documentación del expediente médico para ayudar a los revisores a identificar al autor del expediente médico. Un registro de firma enumera el nombre del autor escrito a máquina o en letra de molde asociado con las iniciales o la firma ilegible en los registros médicos. Se puede incluir un registro de firmas en la página real donde se usan las iniciales o la firma ilegible, o se puede incluir con el envío de expedientes médicos como un documento separado.

  • Los revisores analizan todos los registros de firmas enviados, sin importar la fecha en que se hayan creado.
  • Los revisores registran los registros de firmas para minimizar el costo de revisiones futuras en las que se pueda volver a necesitar el registro de firmas. 

Declaración de certificación de firma

Los proveedores en algunas ocasiones incluirán en la documentación que envían una declaración de certificación. Para que se pueda considerar como válida para efectos de revisión médica de Medicare, una declaración de certificación debe estar firmada y fechada por el autor de la entrada en el historial médico y debe contener suficiente información para identificar al beneficiario.

Si un proveedor decide enviar una declaración de certificación, pueden optar por utilizar la siguiente declaración:

“Yo, [escriba el nombre completo del médico / profesional de la salud], por la presente doy fe de que la entrada en el expediente médico para [fecha de servicio] refleja con precisión las firmas / anotaciones que hice en mi calidad de [inserte las credenciales del proveedor, por ejemplo, M.D.] cuando traté / diagnostiqué al beneficiario de Medicare mencionado anteriormente. Por la presente doy fe de que esta información es verdadera, precisa y completa a mi leal saber y entender y entiendo que cualquier falsificación, omisión o encubrimiento de hechos materiales me puede someter a responsabilidad administrativa, civil o penal.”

Este formato es aceptable, CMS actualmente, no exige ni instruye a los proveedores sobre el uso de formularios o formatos específicos. 

Si se ha contactado al proveedor en relación con una declaración de certificación o un registro de firmas, este deberá presentar la documentación en un plazo de 20 días calendario. El plazo de 20 días comienza a contar a partir de la fecha en que:

  • El contratista se comunica por teléfono con el proveedor, o
  • El proveedor recibe la carta de solicitud

Si el facturador presenta un registro de firmas, una declaración de certificación u otra documentación para validar la identidad del autor, el revisor deberá considerar el contenido de la entrada en el expediente médico. En los casos en que el proveedor presente una certificación, el plazo para completar la revisión se extiende 15 días, lo que permite un total de 45 días en lugar de 30 para completer la revisión.

Aviso: Los revisores no se pondrán en contacto con el emisor de la factura con la reclamación deba ser denegada por motivos no relacionados con el requisito de firma.

Los revisores de First Coast documentarán su contacto con el proveedor y/u otros intentos para autenticar la firma.

Pautas para la firma 

La guía a continuación, ayuda a los revisores a determinar si se cumplen los requisitos de firma.

Si una firma no está fechada, la documentación debe tener suficiente información que muestre la fecha de una orden, o la fecha en que se prestaron los servicios. Si una entrada con fecha aparece inmediatamente encima o debajo de una entrada sin fecha, los revisores médicos pueden asumir razonablemente la fecha de la entrada en cuestión. 

 

Referencias (en inglés)