Envío de segmentos de papeleo (PWK) no solicitado para reclamaciones electrónicas

De acuerdo con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), las reclamaciones para reembolso por el programa de Medicare deben presentarse de forma electrónica, excepto en caso de exoneración, incluso para reclamaciones con anexos.

Puede presentar documentación médica para su reclamación electrónica en cuatro pasos sencillos.

1. Cree su archivo de reclamación electrónica.
2. Envíe su archivo de reclamación electrónica.
3. Complete la hoja de portada de fax/correo/esMD de Medicare para presentar segmentos de papeleo (PWK) no solicitado.
4. Presente la hoja de portada de fax/correo/esMD de Medicare para presentar segmentos de papeleo (PWK) no solicitado.

Consejos importantes a tener en cuenta al enviar por fax registros médicos para reclamaciones electrónicas:

• Sólo envíe documentación médica cuando sea necesario para la adjudicación de procedimientos o servicios que sean inusuales o que requieran dicha documentación con carácter prepago.
• El campo narrativo (Segmento NTE) de la reclamación debe utilizarse en situaciones en las que pueda facilitarse información suficiente para la documentación de un procedimiento/modificador sin necesidad de enviar el registro médico.
• Envíe por fax únicamente la documentación de un paciente por hoja de portada.
• Mantenga archivada la documentación médica adecuada para las reclamaciones electrónicas (y en papel).
• Tenga en cuenta que este formulario no debe utilizarse para enviar registros médicos en respuesta a cartas de solicitud de documentación adicional (ADR) o al presentar una redeterminación.

No envíe documentación médica para lo siguiente:

• Código de procedimiento no clasificado de otra manera: Ingrese la descripción del código en el campo de descripción de la reclamación electrónica (loop 2400 SV101-7).
• Reclamaciones de Medicare como pagador secundario: Ingrese la información de la explicación de beneficios del seguro primario en los campos apropiados de la reclamación electrónica.
• Nombre y dosis de un fármaco administrado: Introduzca la información en la sección de notas de la reclamación electrónica (loop 2400 NTE). Esto sólo es necesario para los fármacos que aún no tienen un código del HCPCS definido para el nombre y la dosis administrada.

Paso uno: Cómo completar la reclamación electrónica

Complete toda la información necesaria para la adjudicación de su reclamación.

En el Segmento de información complementaria de reclamaciones (PWK) de la reclamación electrónica:

• Seleccione el Código de Tipo de Informe apropiado para la documentación médica. Para obtener información acerca de qué códigos se necesitan en el segmento PWK, refiérase a la guía de implementación 837 ubicada en el sitio web de Washington Publishing Company.
• Utilice la opción Por fax, Por correo postal, Por X12 275, o Por PDF (FX, BM, EL, FT) para el Código de Transmisión de Adjuntos
• Ingrese el AC para el Cualificador de Código de Identificación
• Informe el Número de Control de Adjunto (ACN): Este número puede ser asignado por su software o puede ser cualquier número que usted elija incluido el número de cuenta del paciente u otro número de identificación.
• Sólo se tendrá en cuenta para la adjudicación la primera iteración del PWK, ya sea a nivel de reclamación y/o de línea.

Para obtener información acerca de cómo completar este segmento en su software, comuníquese con su proveedor de software o refiérase a la guía de implementación 837 disponible para compra en el sitio web WPC mencionado anteriormente.

Este segmento no coincide con ninguna casilla de un formulario de reclamación en papel, ya que una reclamación en papel tendría documentos adjuntos. Si su software se parece a un formulario de reclamación en papel, póngase en contacto con su proveedor de software para discutir qué campo asigna información al segmento 2300 o 2400 del PWK del archivo de reclamación electrónico.

Técnicamente hablando, la sección de información complementaria de reclamaciones (PWK) se comunica de la siguiente manera: 

Paso dos: Presente la reclamación

Presente la reclamación utilizando su modo estándar de transmisión.

Paso tres: Cómo completar la Hoja de portada para presentar segmentos de PWK no solicitado

Acceda a la Hoja de portada de fax/correo/esMD de la Parte A de Medicare para presentar segmentos de papeleo (PWK) no solicitado con reclamaciones de EDI (en inglés) o a la Hoja de portada de fax/correo/esMD de la Parte B de Medicare para presentar segmentos de papeleo (PWK) no solicitado con reclamaciones de EDI (en inglés). Estos formularios pueden utilizarse para todas las localidades en JN.

• Dentro de siete días DESPUÉS del envío, complete y envíe la Hoja de portada de fax/correo/esMD de Medicare para presentar segmentos de papeleo (PWK) no solicitado escribiendo claramente el:
  • Número de control de adjuntos (ACN): Este número puede ser asignado por su software o puede ser cualquier número que usted elija, incluyendo el número de cuenta del paciente u otro número de identificación.
  • Número de Control Interno (ICN) / Número de Control de Documento (DCN)
  • Nombre del beneficiario
  • ID de Medicare: Este es el número de ID del beneficiario de Medicare
  • Fecha de servicio
  • Cantidad total facturada de la reclamación
  • Nombre del proveedor que factura
  • Información de contacto
  • Número de Identificación Nacional del Proveedor (NPI)
  • Número total de páginas incluida la hoja de portada
  • Estado en el que se brindaron los servicios (solamente para la Parte B)
  • Código de denegación (solamente para la Parte A)
• Si no se presentan todos los elementos solicitados, la documentación será devuelta y podría retrasar el procesamiento de la reclamación.
• El número de ICN / DCN se debe obtener en el informe de acuse de recibo de reclamaciones 277CA después de presentar la reclamación electrónica. El ICN / DCN está en el segmento 2200D REF. Si no recibe normalmente el 277CA o no sabe cómo recuperarlo con su software, póngase en contacto con su proveedor de software.
• No se debe modificar la Hoja de portada de fax/correo/esMD de Medicare para presentar segmentos de papeleo (PWK) no solicitado.
• Los remitentes deben enviar TODOS los datos relevantes al mismo tiempo para la misma reclamación.

Paso cuatro: Envíe por fax o por correo postal la Hoja de portada de PWK junta con la documentación a First Coast

Envíe por fax la hoja de portada y la documentación médica al número de fax correspondiente (según su localidad). Los faxes deben enviarse en los siete días calendario siguientes a la presentación electrónica de la solicitud. Puede enviar la documentación por fax en cualquier momento después de la presentación de la solicitud, incluso el mismo día. El servicio de fax está disponible 24 horas al día, 7 días a la semana. 

First Coast recomienda encarecidamente que envíe por fax su documentación médica. Si no puede enviar su documentación por fax, envíe por correo postal la Hoja de portada de fax/correo/esMD de la Parte A de Medicare para presentar segmentos de papeleo (PWK) no solicitado con reclamaciones de EDI (en inglés) o a Hoja de portada de fax/correo/esMD de la Parte B de Medicare para presentar segmentos de papeleo (PWK) no solicitado con reclamaciones de EDI (en inglés) y toda la documentación médica pertinente en un plazo de diez días calendario a partir de la presentación electrónica de la reclamación a: 

Pasos para los usuarios de PC-ACE

Los usuarios de PC-ACE pueden enviar documentos médicos llenando las secciones apropiadas de la pantalla del formulario de reclamación y utilizando la Hoja de portada de fax/correo/esMD de Medicare para presentar segmentos de papeleo (PWK) no solicitado.

• Complete la información estándar de la reclamación con normalidad.
• Complete la Información Complementaria de la Reclamación (PWK) en la pestaña Ext. Pat / Gen (2) Tab o la información suplementaria de línea (PWK) en la pestaña Ext. Details 3.
• Elija la selección apropiada para el campo Tipo y Trans del menú desplegable.
• Introduzca cualquier número que elija, incluido el número de cuenta del paciente u otro número de identificación en el campo Número de control de adjuntos (ACN). Todo lo que introduzca en este campo debe incluirse en el campo Número de control de adjuntos (ACN) de la hoja de portada del fax.
• Presente la reclamación y descargue su Acuse de Recibo de Reclamaciones 277CA.
• Localice el ICN en el 277CA para la reclamación para la cual están enviando documentos.
• Complete la Hoja de portada de fax/correo/esMD de Medicare para presentar segmentos de papeleo (PWK) no solicitado.