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Fecha de servicio correcta para servicios específicos

Este artículo está dirigido a médicos, profesionales de la salud, y otras personas que presentan reclamaciones para reembolso por servicios de la Parte B de Medicare. Los médicos y los profesionales de la salud tienen que identificar la fecha de servicio correcta para los servicios que le brindan a un paciente de Medicare. 

La mayoría de los servicios deben ser facturados a Medicare reflejando la fecha exacta en que se realizaron o se brindaron los servicios al paciente, con algunas excepciones. Este artículo hablará acerca de algunas de las situaciones en las que ha habido dudas de parte de nuestra comunidad de proveedores.

Los proveedores tienen que determinar las normas y reglamentaciones de Medicare están relacionadas con la fecha de servicio y presentar las reclamaciones adecuadamente. 

La información a continuación no brindará todas las instrucciones de facturación para los servicios individuales. Esta información se centra en la(s) fecha(s) de servicio que debe presentar al facturar por estos servicios. Si usted brinda estos servicios, aproveche la información disponible en la página web de CMS además del portal web de su Contratista Administrativo de Medicare. Por lo general, se considera que los gastos han incurrido en la fecha en que el beneficiario recibió el artículo o servicio, independientemente de cuándo se haya realizado el pago o el pedido. A continuación, se tratan las excepciones.

Servicios de radiología 

Por lo general, los servicios de radiología tienen dos componentes separados: un componente profesional y uno técnico. Estos servicios tendrán un indicador PC/TC de “1” en el archivo de valor relativo del Programa de Tarifas Fijas para Médicos de Medicare. El componente técnico se factura en la fecha en que el paciente se realizó la prueba. Cuando facture por un servicio global, el proveedor puede presentar el componente profesional con una fecha de servicio que refleje cuándo se completaron la revisión y la interpretación, o bien puede utilizar como fecha de servicio aquella en la que se realizó el componente técnico. Esto facilitará el procesamiento tanto para Medicare como para los pagadores complementarios. Si el proveedor no realizó un servicio global, sino que llevó a cabo únicamente un componente, la fecha de servicio para el componente técnico sería la fecha en que el paciente recibió el servicio, mientras que la fecha de servicio para el componente profesional sería la fecha en que se completaron la revisión y la interpretación.

Patología quirúrgica y anatómica 

Los servicios de patología quirúrgica y anatómica pueden tener dos componentes: un componente profesional (PC) y un componente técnico (TC). Estos servicios tendrán un indicador PC/TC de “1” en el archivo de valor relativo del Programa de Tarifas Fijas para Médicos de Medicare. El componente técnico se factura en la fecha en que se recolectó la muestra. Esta sería la fecha de la cirugía. Cuando facture por un servicio global, el proveedor puede presentar el componente profesional con una fecha de servicio que refleje cuándo se completaron la revisión y la interpretación, o bien puede utilizar como fecha de servicio aquella en la que se realizó el componente técnico. Esto facilitará el procesamiento tanto para Medicare como para los pagadores complementarios. Si el proveedor no realizó un servicio global, sino que llevó a cabo únicamente un componente, la fecha de servicio para el componente técnico sería la fecha en que el paciente recibió el servicio, mientras que la fecha de servicio para el componente profesional sería la fecha en que se completaron la revisión y la interpretación. 

Cuando la recolección abarca dos fechas del calendario, entonces la fecha de servicios es la fecha en la que finalizó la recolección. Existen tres excepciones:

Muestras almacenadas: En el caso de una prueba / servicio realizado en una muestra almacenada, si una muestra se almacenó durante menos de 30 días calendario desde la fecha en que se recolectó, la fecha de la prueba / servicio debe ser la fecha en que se realizó la prueba / servicio solo si: 

  • La prueba o el servicio son solicitados por el médico del paciente al menos 14 días después de la fecha de alta hospitalaria del paciente.
  • La muestra se obtuvo mientras el paciente se sometía a un procedimiento quirúrgico hospitalario.
  • Resultaría médicamente inapropiado haber obtenido la muestra en un momento distinto al del procedimiento hospitalario por el cual se ingresó al paciente.
  • Los resultados de la prueba o el servicio no orientan el tratamiento administrado durante la estancia hospitalaria; y
  • La prueba o el servicio fueron razonables y médicamente necesarios para el tratamiento de una enfermedad. 

Si la muestra se almacenó durante más de 30 días calendario antes del análisis, se considera que ha sido archivada y la fecha del servicio (DOS) del análisis o servicio debe ser la fecha en que se retiró la muestra del almacenamiento.

Manejo del cuidado crónico (CCM) 

CCM es un servicio basado en el tiempo que brinda atención mensual al paciente. El servicio no complejo se puede facturar a Medicare cuando se haya cumplido el límite de tiempo para el código de procedimiento y documentado en los registros médicos del paciente. Los servicios continuarían según sea médicamente necesario a lo largo del mes. La fecha de finalización del tiempo es la fecha del servicio. Para CCM complejo, una vez se hayan cumplido con los requisitos, la fecha de servicio es el final del mes calendario. Los requisitos de tiempo del CCM comenzarían al inicio del siguiente mes. 

Supervisión del plan de cuidados (CPO) 

CPO es la supervisión por parte de un médico a un paciente que esté recibiendo cuidado completo y/o multidisciplinario como parte de los servicios cubiertos por Medicare brindados por una agencia de salud en el hogar participante o un hospicio aprobado por Medicare. Este servicio brinda supervisión médica a un paciente que conlleva 30 minutos o más de prestación de servicios específicos. La reclamación por CPO no debe incluir ningún otro servicio y solo se factura después del final del mes en el cuál se brindó la CPO. La fecha de servicio puede ser la última fecha del mes o la fecha en que se completaron al menos 30 minutos de tiempo.

Certificación y recertificación de salud en el hogar

La fecha de servicio para la certificación es la fecha en la que el médico / profesional de la salud (NPP) completa y firma el plan de cuidados. La fecha de la recertificación es la fecha en la que el médico / NPP completa la revisión. 

Servicios médicos por enfermedad renal en etapa terminal 

Un médico puede proporcionar supervisión mensual o diaria a un paciente en diálisis con enfermedad renal en etapa terminal (ESRD). Para un paciente que inicia la diálisis, el periodo de servicio abarca desde la fecha de su primera sesión de diálisis hasta el último día del mes calendario. En el caso de pacientes que continúan el tratamiento, el periodo de servicio comprende desde el primer hasta el último día del mes calendario. Los servicios prestados a pacientes transitorios o por un periodo inferior a un mes completo pueden facturarse bajo una modalidad de tarifa diaria (per diem). La fecha de servicio corresponde al periodo durante el cual el médico que factura asume la responsabilidad de la atención del paciente; esto incluye también los casos en que el paciente fallece durante el mes calendario. Al presentar un intervalo de fechas de servicio para los códigos de procedimiento de capitación mensual, los días o unidades deben codificarse como "1". 

Manejo del cuidado de transición (TCM) 

Los servicios de TCM son un servicio de 30 días que se brindan cuando un paciente recibe el alta de un centro adecuado y requiere una toma de decisión médica moderada o de alta complejidad. La fecha de servicio es la fecha en la que el profesional de la salud completa el servicio presencial requerido.

Servicios de laboratorio clínico

Por lo general, la fecha de servicio es la fecha en que se recolectó la muestra. Si la muestra se recolecta en un periodo que abarca dos fechas, la fecha de servicio debe ser la fecha en que finalizó la recolección de la muestra. Esto incluye la tarifa de toma de la muestra y los servicios prestados en un laboratorio médico, un laboratorio clínico y/o un laboratorio de referencia. 

Existen tres excepciones a la regla general de la fecha de servicio para las pruebas de laboratorio:

  • La fecha del servicio para pruebas / servicios en una muestra almacenada
    • La fecha es la fecha en que se realizó si: 
    • Se ordenó por el médico del paciente al menos 14 días posteriores a la fecha del alta hospitalaria del paciente. 
    • La muestra se recolectó mientras el paciente estaba siendo sometido a un procedimiento quirúrgico en el hospital.
    • Habría sido médicamente inapropiado recolectar la muestra fuera del procedimiento hospitalario por el cual el paciente fue ingresado.
    • Los resultados no influyen en el tratamiento brindado durante la hospitalización; y
    • La prueba fue razonable y necesaria para el tratamiento de una enfermedad.
  • La fecha del servicio para pruebas / servicios de sensibilidad a la quimioterapia realizadas en tejido vivo
    • La fecha es la fecha en que se realizó si: 
    • La decisión sobre el agente quimioterapéutico específico a probar se toma al menos 14 días después del alta. 
    • La muestra se recolectó mientras el paciente estaba siendo sometido a un procedimiento quirúrgico en el hospital.
    • Fue médicamente inapropiado recolectar la muestra fuera del procedimiento hospitalario por el cual el paciente fue ingresado. 
    • Los resultados de la prueba / servicio no influyen en el tratamiento brindado durante la hospitalización; y 
    • La prueba / servicio fue razonable y necesaria para el tratamiento de una enfermedad.
  • La fecha del servicio para pruebas de laboratorio de diagnóstico avanzado y pruebas de patología molecular 
    • La fecha debe ser la fecha en que se realizó si: 
    • La prueba se realizó tras el alta del paciente ambulatorio del hospital del departamento de servicios ambulatorios hospitalarios.
    • Se recolectó la muestra del paciente ambulatorio del hospital durante una consulta.
    • Fue médicamente apropiado recolectar la muestra del paciente ambulatorio durante el encuentro hospitalario ambulatorio.
    • Los resultados de la prueba no influyen en el tratamiento brindado durante el encuentro hospitalario ambulatorio; y
    • La prueba fue razonable y necesaria para el tratamiento de una enfermedad. 
  • IOM de CMS 100-04, Manual de Procesamiento de Reclamaciones de Medicare, Capítulo o16, sección 40.1 (en inglés)

Control en el hogar del tiempo de protrombina (PT/INR) 

Existen varios códigos de procedimiento aplicables a este servicio. El G0248 describe la demostración inicial del uso del control del INR en el hogar, así como instrucciones para informar dadas en un entorno presencial con el paciente. La fecha del servicio es la fecha del encuentro presencial.

El G0249 describe el suministro de materiales y equipos de prueba para el control del INR en el hogar. La fecha de servicio es la fecha en que se brindan los artículos al paciente.

El G0250 describe la revisión del médico, la interpretación, y el manejo del paciente de la prueba del INR en el hogar. Este servicio es pagadero solamente una vez cada cuatro semanas. La fecha del servicio es la fecha de la cuarta interpretación de la prueba.

También está el código 93793 que describe la interpretación y las instrucciones del médico. La fecha del servicio adecuada es la fecha de la revisión. 

Servicios de monitorización cardiovascular 

Existen muchos diferentes códigos de procedimiento que representan servicios de monitorización cardiovascular. Estos se pueden identificar como componentes profesionales, componentes técnicos, o una combinación de los dos. Algunos de estos servicios de monitorización pueden tener lugar en un único momento, otros en un transcurso de 24 o 48 horas, o a lo largo de un periodo de 30 días. La determinación de la fecha del servicio se basa en la descripción del código de procedimiento y la hora indicada. Cuando el servicio incluye la revisión y/o una interpretación e informe por parte de un médico, la fecha del servicio es la fecha en la que el médico completa esa actividad. Si el servicio es un servicio técnico, la fecha del servicio es la fecha en que finalizó la monitorización de acuerdo con la descripción del servicio.

Por ejemplo, si la descripción del código de procedimiento incluye 30 días de monitorización y la interpretación y el informe de un médico, entonces, la fecha del servicio no será anterior al día 30 de monitorización y será la fecha en que el médico completó el componente profesional del servicio. 

Pruebas y evaluaciones psiquiátricas 

En algunos casos, por diversas razones, las evaluaciones psiquiátricas (90791 / 90792) y/o las pruebas psicológicas y neuropsicológicas (96101 / 96172) son completadas en múltiples sesiones que ocurren en diferentes días. En estas situaciones, la fecha del servicio que se debe informar en la reclamación es la fecha en que finalizó el servicio (según la descripción del código CPT). La documentación debe reflejar que el servicio inició en un día y finalizó en otro día (la fecha del servicio informada en la reclamación). Si se solicita documentación, debe presentar los registros médicos para ambos días. 

Servicios quirúrgicos

El pago de Medicare por la mayoría de los servicios quirúrgicos se realiza conforme a las normas del paquete de cirugía global. Se considera que todos los servicios que forman parte del paquete global, incluidas las visitas de seguimiento, se prestaron el mismo día que el servicio quirúrgico, por lo que no se facturan por separado. Los cirujanos que realizan la intervención y posteriormente transfieren la atención posoperatoria a otro profesional de la salud deben presentar sus reclamaciones utilizando la fecha de la cirugía como fecha del servicio, junto con el modificador 54. Si el cirujano conserva la responsabilidad de parte de la atención posoperatoria del paciente, deberá indicar la fecha de la cirugía, el código del procedimiento quirúrgico con el modificador 55 y la fecha final de su responsabilidad en el punto 19 o su equivalente electrónico. El profesional de la salud que recibe la transferencia de la atención facturará sus servicios posoperatorios utilizando el código del procedimiento quirúrgico con el modificador 55 y la fecha de la cirugía como fecha del servicio. Si el profesional de la salud recibe al paciente en una fecha distinta a la del alta hospitalaria, el punto 19 o su equivalente electrónico incluirá la fecha en que comenzó la atención.

Beneficios por maternidad

Todos los gastos incurridos por atención quirúrgica y obstétrica, incluidos los exámenes y pruebas preoperatorios o prenatales, así como los servicios posoperatorios o posnatales, forman parte del paquete de maternidad y pueden facturarse bajo el código quirúrgico correspondiente en la fecha del parto o de la interrupción del embarazo. Los cargos que el profesional de la salud pueda aplicar y que no estén relacionados con el parto se imputan a la fecha en que se prestó el servicio. 

Servicios de médico docente 

La fecha de servicio es la fecha en la que el médico docente realizó el servicio o la fecha en que estuvo con el residente durante los aspectos críticos o clave del servicio. El ejemplo más común de servicios realizados en una fecha distinta es cuando el residente ve al paciente tarde en la primera fecha o el médico docente los ve la siguiente fecha del calendario. 

Servicios que se extienden a otra fecha del calendario

Esta categoría podría incluir múltiples tipos de servicios. El servicio comenzaría un día y concluiría al día siguiente. El servicio no se puede presentar a Medicare hasta que se haya completado. A menos que se indique lo contrario, la entidad de facturación puede utilizar ya sea la fecha en que comenzó el servicio o el día siguiente cuando terminó el servicio. 

 

Referencias (en inglés)